Проведение общего собрания участников ООО в форме заочного голосования

Согласно статье 37 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998 г. «Об ООО», предусматривается возможность проведения общего собрания участников (ОСУ) общества с ограниченной ответственностью как в очной форме путем совместного присутствия, так и в заочной форме посредством проведения опроса. Для того чтобы получить законное решение высшего управленческого органа в ООО, необходимо учесть все процедурные особенности проведения голосования в заочном режиме, а также нюансы оформления документов, необходимых для подготовки и непосредственного проведения данного мероприятия.

Когда целесообразно проводить общее собрание участников ООО в формате заочного голосования?

Форма заочного голосования применяется значительно реже по сравнению с вариантом совместного присутствия всех совладельцев на ОСУ. Однако, в ряде случаев способ проведения собрания в заочной (удаленной) форме является весьма удобным и целесообразным с организационной точки зрения вариантом принятия легитимных решений в отношении важных вопросов коммерческой деятельности ООО. Очень часто заочное голосование организуется тогда, когда в ООО насчитывается достаточно большое количество участников, или когда большинство из них проживают или пребывают в разных населенных пунктах.

Общие положения о проведении собрания в заочной форме

Итак, согласно Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» проведение ОСУ в заочной форме может осуществляться посредством обмена документами различными способами:

• почтовой связи;
• телеграфной связи;
• телетайпной связи;
• телефонной связи;
• электронной связи.

Другими словами, для проведения заочного голосования опросным путем можно использовать любое средство связи, которое позволяет установить подлинность передаваемой-получаемой в ходе процедуры информации, а также подтверждающей данную информацию документации.

Порядок проведения заочного голосования регламентируется внутренними документами ООО. В таком порядке должны быть четко оговорены следующие процедуры:

• обязательного уведомления всех участников Общества о проведении ОСУ, повестке собрания и изменениях в ней;
• ознакомления всех участников с материалами собрания и соответствующей подтверждающей документацией еще до момента проведения голосования.

Также в порядке проведения заочного голосования обязательно должны быть указаны сроки окончания процедуры голосования.

Кроме того следует учитывать, что, согласно действующему законодательству, запрещается проведение заочного общего собрания ООО для принятия решений в таких вопросах как:

• утверждение годового отчета;
• утверждение бухгалтерского баланса.

Нюансы оформления документации, необходимой для проведения легитимной процедуры ОСУ в заочной форме

Для обеспечения законности принимаемых решений на общем собрании, проводимого в форме заочного голосования, необходимо правильным образом оформить следующую документацию:

• уведомление о проведении ОСУ;
• бюллетень голосования участника ООО;
• протокол ОСУ.

Уведомление должно содержать следующую информацию:

• дату проведения собрания и время окончания приема опросных листов;
• информацию о том, где, когда и каким образом можно ознакомиться с материалами ОСУ;
• повестку дня с перечнем выносимых на обсуждение вопросов;
• информацию о том, как и куда необходимо отправлять заполненный опросный лист (бюллетень).

Требования к оформлению опросных листов (бюллетеней):

• в опросном листе должен быть предусмотрен четкий способ выражения волеизъявления участника собрания, например, путем проставления «галочки» напротив выбранного пункта, или посредством выбора одного пункта и, соответственно, зачеркивания остальных пунктов, невыбранных участником;
• опросный лист в обязательном порядке должен содержать все вопросы и в том же порядке, в котором они были перечислены в уведомлении, при этом вопросы в бюллетене должны быть сформулированы таким образом, чтобы ответы на них были однозначными и не предполагали двоякой трактовки.

Важно! Как уведомление, так и бюллетени должны быть обязательно направлены каждому участнику Общества таким образом, чтобы остались доказательства отправления, например, посредством отправки данных документов по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

По истечении времени сбора опросных листов уполномоченное на составление и подписание протокола заочного голосования должностное лицо ООО, составляет данный документ с указанием результатов голосования.

Что указывается в протоколе заочного голосования:

• форма проведения собрания;
• дата проведения собрания и время окончания процедуры сбора опросных листов (бюллетеней);
• дата и время составления протокола;
• количество бюллетеней, учтенных при голосовании, с указанием информации о том, от каких участников они поступили;
• количество голосов в учтенных бюллетенях (в данном случае следует учитывать, что для легитимного принятия решения по ряду отдельных вопросов потребуется 100% голосов);
• перечень вопросов, внесенных в повестку дня и результаты голосования по каждому из них.

Подписывает оформленный протокол заочного голосования то должностное лицо, которое осуществляло подсчет голосов и соответственно оформляло данный документ.