Нотариальное заверение – это последний этап, завершающий заключение доверенностей, контрактов, коммерческих соглашений по продаже недвижимости и целого ряда других важных документов. Однако, в наши дни найти нотариуса и лично с ним встретиться становится всё сложнее. Заверить же документ в срочном порядке практически невозможно. Удобным решением в этом случае станут услуги электронного нотариального заверения документов.

Процедура нотариального заверения электронных документов

В каждой конкретной ситуации возможно несколько вариантов заверения электронных документов нотариусом:

• Вариант 1. Нотариус самостоятельно составляет и сразу же производит заверение электронного документа. После такого нотариального действия клиент должен подписать такой документ простой электронной подписью, которая формируется с помощью технических средств нотариуса, т.е. когда клиент собственноручно расписывается, например, на планшете, и его подпись преобразовывается в цифровой формат. На следующем этапе данной процедуры нотариус заверяет электронный документ своей квалифицированной электронной подписью. В результате будут созданы файлы, которые содержат сформированный электронный документ, как правило, в формате «pdf», и информацию об электронной подписи в формате «sig». Данные файлы могут быть записаны нотариусом на предоставленный клиентом электронный носитель информации или отправлены по электронной почте клиенту.
• Вариант 2. Нотариус получает от клиента документ в бумажном виде, после чего преобразует его в электронный формат и далее заверяет «оцифрованный» документ своей квалифицированной электронной подписью. В данном случае сама процедура нотариального заверения электронных документов и полученный результат практически не отличаются от первого варианта. Главная особенность здесь заключается в том, что электронный документ создается нотариусом на основе бумажного документа, который был предоставлен клиентом. В конечном итоге создается скан-копия документа, которую нотариус заверяет своей КЕП, чем и удостоверяется тождественность полученного электронного документа его бумажному исходнику.
• Вариант 3. Нотариус осуществляет заверение электронного документа в дистанционном режиме, однако, данная возможность доступна не во всех случаях. Получить нотариально заверенный в дистанционном формате электронный документ можно, если выполнение данного нотариального действия разрешается в удаленном режиме согласно законодательству Российской Федерации о нотариате. В отношении документов к таким действиям относятся: 1) заверение перевода с одного языка на другой; 2) заверение электронного документа, преобразованного нотариусом в иной формат по сравнению с представленным клиентом электронным документом.
• Вариант 4. Нотариус осуществляет дистанционное удостоверение сделки в целом. В данном случае следует понимать, что дистанционное удостоверение сделок (договоров, контрактов, соглашений и т.п.) является отдельной разновидностью предоставляемых нотариальных услуг. Чтобы воспользоваться данной возможностью нужно, чтобы каждая из сторон обратилась к нотариусу по своему местонахождению в согласованные заранее день и время. После подготовки документов между сторонами сделки и нотариусом устанавливается видеосвязь для проведения необходимых нотариальных действий. Несмотря на дистанционное заключение и удостоверение сделки, личное присутствие сторон у нотариуса остается обязательным требованием.

Как можно нотариально заверить документы онлайн?

Вся процедура нотариального заверения документов (наложения подписи) онлайн происходит следующим образом:

• Заявитель, чью подпись на документе нужно заверить, присылает нотариусу электронную версию документа, а также изображение (скан или фото) документа, удостоверяющего его личность;
• Заявитель распечатывает подписываемый документ на бумаге;
• Заявитель и нотариус встречаются в режиме видеоконференции (видео необходимо только со стороны подписывающего);
• В ходе видеоконференции заявитель подписывает документ перед камерой на виду у нотариуса;
• После подписания документа видеоконференция завершается, заявитель присылает нотариусу изображение (скан или фото) подписанного документа;
• Нотариус добавляет заверяющую надпись на изображение подписанного документа и отправляет подписанный и заверенный документ в электронном виде заявителю.

В результате заявитель получает электронный документ, заверенный нотариусом в соответствии с требованиями законодательства.