Принятие на хранение документов

Согласно статьям 97 и 98 «Основ о нотариате», предусмотрено совершение нотариального действия в отношении принятия на хранение документов. В настоящее время правом на совершение такого нотариального действия наделены только нотариусы, хотя ранее, до принятия и введения в действие Консульского устава РФ, данную процедуру могли совершать в том числе и консульские должностные лица.

Несмотря на то, что данного рода действие непосредственно связано с документами, «Основы о нотариате» не раскрывают понятие таких документов. В связи с этим нотариусы при определении статуса документированной информации, принимаемой ими на хранение, руководствуются положениями ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России № 28 от 27.02.1998г. Согласно данному государственному стандарту документом признается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В настоящее время передать на хранение нотариусу можно документ на любом материальном носителе, кроме документов, представленных в электронном формате, поскольку «Основами о нотариате» порядок принятия на хранение электронных документов не урегулирован.

Основные нюансы процедуры принятия документов на хранение нотариусом

1. Нотариус принимает на хранение документы на основании соответствующего заявления от юридических или физических лиц по описи.
2. Опись документов составляется в двух экземплярах, при этом оба экземпляра в обязательном порядке подписывает лицо, сдавшее документы на хранение, и нотариус. Один экземпляр описи остается у нотариуса, второй – выдается лицу, сдавшему документы на хранение. По инициативе лица нотариус может принять документы на хранение без описи, при условии их упаковки надлежащим образом в присутствии нотариуса. Пакет с документами скрепляется подписью и печатью нотариуса, а также подписью лица, сдавшего документы на хранение.
3. Нотариус выдает лицу, сдавшему документы на хранение, свидетельство установленного образца о принятии документов, а также один экземпляр описи, при условии, что она осуществлялась.
4. Принятые на хранение документы содержатся у нотариуса в отдельном пакете в железных шкафах или сейфах, которые нотариус опечатывает своей печатью.
5. Документы, принятые на хранение, возвращаются по требованию лица, сдавшего их на хранение нотариусу, или по требованию уполномоченных им лиц при условии предъявления соответствующих свидетельства и экземпляра описи, или же по постановлению суда.

Особенности составления описи принимаемых на хранение документов

Согласно действующим нормам, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. В соответствии с нормативно-правовым порядком опись должна содержать в себе следующую информацию:

• данные нотариуса (ФИО юриста, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист имеет отношение);
• данные о стороне, передающей документы на хранение;
• название документа с обязательным упоминанием его вида (оригинал или копия), а также присвоенный номер и даты составления и выдачи;
• название организации, выдавшей данный документ, или другой источник, по которому можно произвести идентификацию документа;
• краткое содержание документа;
• в обязательном порядке в описи упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений (ветхости, оборванных фрагментов, клякс, отсутствующих частей текста и т.п.).

Как получить документы, хранящиеся у нотариуса?

Документы подлежат хранению у нотариуса до окончания оговоренного срока либо могут быть выданы ранее истечения этого срока на основании соответствующего запроса. Для получения у нотариуса документов, потребуется составить заявление от лица, которое передавало их на хранение, либо иметь вступившее в силу судебное постановление.

Кому нотариус имеет право выдать документы:

• лицу, сдавшему на хранение;
• уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
• лицу, указанному во вступившем в силу судебном постановлении.

Обращаем Ваше внимание, если документы были приняты на хранение без упаковки, в таком случае нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи. Если документы изымаются из хранения в соответствии с постановлением суда, то предоставления свидетельства и описи при этом не требуется, единственное обязательное условие получения – это копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

На этапе выдачи документов, нотариус обязан осуществить ряд процедур. Так, необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, в этом случае нотариус производит сверку материалов нотариального дела с информацией, приведенной в копии судебного постановления.