Оперативное распространение информации обеспечивают электронные средства связи, которые в силу своих функциональных возможностей используются в тех или иных правоотношениях. Большая часть оборота информации и документов осуществляется в электронном виде, при этом информационно-коммуникационные технологии используются в целях совершения гражданско-правовых сделок.
В наши дни многие ведомства уже практически совсем ушли от обычной бумаги. Конечно, человек по-прежнему может прийти и принести обычное заявление, обычную справку, обычное свидетельство. Однако гораздо проще послать все это по Сети. Результат будет тот же, однако при этом высвобождается время, которое нужно было бы потратить на дорогу и стояние в очереди.
Теперь любой гражданин легко сможет оформить у нотариуса, скажем, электронную доверенность. Правда, для получения удостоверенного в электронном виде документа обращающееся лицо должно иметь личную квалифицированную электронную подпись.
Для каких документов может потребоваться электронное нотариальное заверение?
Какие документы можно заверять у нотариуса в электронном виде? Нотариально можно заверять практически любые документы, например:
- Лицензии,
- Страховые документы,
- Доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Процедура электронного нотариального заверения документов
Процедура будет выглядеть так: нотариус проверяет предъявленный заявителем электронный документ. Затем гражданин применяет свою электронно-цифровую подпись, нотариус удостоверяет документ своей электронно-цифровой подписью. Вот и все – электронное нотариальное удостоверение документа состоялось.
В настоящее время существует и другое нотариальное действие – удостоверение тождественности электронного документа бумажному и наоборот. К удостоверению равнозначности документов с помощью нотариуса обращаются, чтобы, например:
- Быстро передать документы в другой город;
- Защитить бумажные документы от порчи или потери;
- Уменьшить объем архива: вместо нескольких полок с папками – флеш-накопитель или место в облачных хранилищах.
То есть нотариус может перевести в электронный вид и обычные документы, например – свидетельство о рождении, или паспорт транспортного средства. Теперь в компетентные органы можно будет предъявить специальный файл. Однако отметим, что по закону нельзя переводить в электронный вид документы, удостоверяющие личность. Например, водительское удостоверение или паспорт.
Следует отметить, что создание удостоверенных нотариусом электронных документов более важно для лицензий, страховых документов, доверенностей, иными словами – документов, которые необходимо оперативно использовать в сделках или при регистрационных действиях.
Как можно перевести бумажный документ в электронный формат и заверить его?
Когда нотариусу нужно перевести бумажный документ в электронный вид и подтвердить их равнозначность, он выполняет следующие действия (ст. 44.2 Основ законодательства РФ о нотариате):
- Удостоверяет личность заявителя. Для этого заявителю потребуется предъявить нотариусу оригинал своего паспорта.
- Сканирует бумажный документ, требующий электронного заверения. Обращаем внимание, что при выполнении данного действия нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
- Подписывает документ квалифицированной электронной подписью.
- Записывает документ и цифровую подпись на любой носитель, например, флеш-карту или отправляет информацию на электронную почту.
Иногда кроме сертификата нотариуса может потребоваться и простая электронная подпись заявителя. Например, когда заверяют и переводят в электронный вариант доверенность на совершение действий от лица заявителя. Порядок формирования простой электронной подписи также устанавливается Федеральной нотариальной палатой.